フリーランスにとって経費とは？
フリーランスとして業務を行う上で、収入を得るために必要な費用が『経費』です。
確定申告時に適切な経費を計上すればかかる税金が減り、節税効果が期待できます。そのため個人事業主としては、いかに適切に経費を管理するかが重要なポイントといえるでしょう。フリーランスの経費について考察します。
事業に必要な費用
フリーランスの経費として認められるのは、事業にかかる経費だけです。とはいえ『これが経費だ』と具体的に示す法律はなく、具体例を記した法的文献もありません。というのも、経費は事業によって必要とされる項目が異なり、事業共通の費用を設定するのは困難なためです。
何を経費として計上するかは仕事や個人の判断によって任され、自由裁量の大きい部分といえるでしょう。ただし、前述のとおり仕事に関係ないものは費用として認められません。費用を経費として計上する場合は、税務署に説明を求められてもきちんと答えられる、根拠のあるもののみにしましょう。
フリーランスの経費の例
フリーランスとして働く個人事業主の場合、以下のような項目が経費として上げられます。
- 開業費
- 地代家賃・駐車場代
- 光熱費
- 通信費
- 広告宣伝費
- 旅費・交通費
- 消耗品費
- 接待費など
このほかの項目でも、仕事に関わるものならば経費として上げることは可能です。ただし注意したいのが、個人宅を仕事場として使用している場合です。家賃や光熱費、通信費を経費とする場合、生活にかかる部分は認められません。
それではどのように経費として上げるかというと、全体の出費に対し、仕事用で使った部分がどのくらいかという『割合（按分）』を設定して計算します。
例えば家賃の場合は、スペースに対する仕事場の『占有率』を決めれば、経費としての計算が可能です。同様に光熱費や通信費も、仕事用に使ったのが何割程度かを決めます。こうして仕事用と生活用の割合を明確に決めておくことで、経費としての計上が可能になるのです。
同様に按分できるものには、ガソリン代、持ち家のローンの利息、火災保険料なども含まれます。
エンジニア、デザイナーなど職業で異なる
事業に必要な費用が経費となるため、その内訳は職業によって異なります。
例えばエンジニアが常駐で働くなら、クライアントのオフィスへ行くための交通費が必要です。また自宅で仕事用のサーバや有料のクラウドストレージを使用しているなら、これらの費用も経費にできます。プリンターのトナーやコピー用紙も消耗品費として計上でき、仕事後の打ち上げや食事会も交際費として経費に算出可能です。
同様にデザイナーやライターなども仕事にかかる費用であれば、経費として計上して問題はありません。ただし、何のために使ったかが証明できるレシートや領収書はきちんと残しておきましょう。
経費を把握する重要性
経費を把握しておくことが有益なのは、税の負担を軽減するためだけではありません。経費を把握しておくことは、事業の状態を把握することにつながります。フリーランスが経費を把握する重要性について考察してみましょう。
報酬が妥当かを判断する
仕事にかかる経費を見れば、報酬が妥当かどうか判断するのに有益です。
一般的に、手取り金額である所得は『収入-経費』で計算されます。この場合いくら収入金額が多くても、かかる経費が多ければ手取り金額はわずかです。手元に残る金額がわずかしかないならば、『割に合わない仕事』だといえるでしょう。
かかる経費が高額になりそうな場合は『経費分は別払い』等の契約を提案し、仕事の難易度に見合った額が手元に残るようにすることをおすすめします。
持ち出しが多い仕事は利益率が下がる
仕事のために資料を揃えたり出かけたりするのは必要なことですが、それを自費で行うと手取りが減少します。フリーランスの収入は一見すると会社員のそれよりも高額に見えますが、それは諸費用がすべて含まれた金額だからです。もしもかかる経費が多ければ、いくら収入が多くても『赤字』という可能性があるでしょう。
会社員なら別立てで使える消耗品費や交通費も、フリーランスの場合は報酬に含まれます。経費を含む収入が会社員と同じなら、利益率は会社員よりも低いということになるのです。
不必要な経費が発生していないか確認する
仕事にかかる費用なら、何を経費に上げるかは自由ですが、内容については検証が必要です。経費を多く計上すれば、節税効果は期待できます。しかし、経費として使ったお金は確実に無くなり、収入として残りません。
節税のための対策として経費を計上するのは有益ですが、経費計上のために不必要な経費を作るのは本末転倒です。仕事で得た大切な報酬を無為に消費するよりも、税金として納めた方が手元に多くの資金を残すことができるぶん、有益と言えるのではないでしょうか。
率が高いと税務調査の対象になるって本当？
経費率とは、『経費÷収入』で算出され、収入にかかる経費の割合を示します。あまりにアンバランスな場合は「税務調査の対象になるのでは」と言われていますが、実際のところはどうなのでしょうか。
経費率に規定や制限はない
『この業種にはこの経費率』という規定や、『○%まで』という制限はありません。過去には『概算経費率』が定められていたこともありましたが、現在は国税庁や税務署による一般的な経費率の目安は公開されていないのが現状です。
ただし、経費率のバランスがあまりにも悪い場合、税務署の調査が入る可能性はあります。
例えば、福利厚生費や交際費などは個人支出なのか、経費なのかの判断が曖昧になりがちです。収入に対してこれらの費用が占める割合があまりにも大きければ、税務署から詳しい説明を求められるケースもあるでしょう。
正しい知識と申告が必要
自分で確定申告を行うフリーランスがトラブルなく申告を終えるには、適切な経費の計上と申告が必要です。自分の仕事で何を経費として上げられるのかを理解しておくのはフリーランスとして重要なことでしょう。
なるべく多くの経費を計上して節税を図ることは必要ですが、正しい知識を持ち正しく申告しなければ、税務署の指摘を受けたり修正を求められたりすることがあります。まずは、かかった費用をきちんと仕訳して、「これは経費としてあげられるのか」を精査することが重要です。
まとめ
フリーランスなら、なるべく多めに経費を上げて、節税を図りたいところです。業務に必要な費用はすべて経費として計上し、無駄な税金は抑えます。
ただし、忘れてはいけないのが、経費を使えば収入が減るということです。『経費としてあげるため』に余計な出費を許せば、そのぶん自由に使える資金が減少します。経費で節税対策をとることは重要ですが、仕事として利益を上げるという観点からは、不要な出費は抑えるべきでしょう。
経費と利益のバランスを考え、経費率がアンバランスにならないよう注意が必要です。