経費の基本について知ろう
収入があれば所得税を納税することが義務ですが、経費をしっかり計上していくことで課税額を抑えることができます。
まずは経費とは何のかという基礎から見てみましょう。
フリーランスの経費
フリーランスには個人事業を営む人もいるでしょう。自ら確定申告を行なって所得税額を確定し、納税していくことが必要です。所得税額の計算方法は「（収入（売上）−経費−各種控除額）x 税率−速算控除額」となります。
収入から経費を引いた金額が『所得』です。開業届を出しているならこれは、所得の種類としては『事業所得』ということになります。所得から『基礎控除』額の38万円などを差し引いた額が『課税される所得金額』となり、この金額によって税率と速算控除額が変動するのです。
※基礎控除は、2020年分から48万円になります。
課税される所得金額が195・330・695万円という区切りで税率が上がっていきますので、経費計上し損ねて所得税を払い過ぎたりしないように注意しましょう。
経費の判断基準
では何が経費として認められるのかですが「事業を営む上で必要であった支出」であれば経費計上できると考えておくと良いでしょう。税法上は以下の2点から判断されることになります。
- 総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
- その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額
ここで経費計上できる項目が明示されていないのは、新規な事業内容や社会に流通する新商品や新サービスを予期してのことではないでしょうか。
また、その年の経費として計上できるものは「その年において債務が確定した金額」です。料金の支払いが今年でも債務の確定が去年なら今年の経費には含めないということになります。
経費にできるもの
フリーランスや個人事業でも経費にできるものもありますが、全てが経費にできるわけではありません。では何が経費として計上できるか、具体例をいくつか見ていきましょう。
家賃、光熱費
もし自宅をオフィスや事務所として使用しているなら、自宅の家賃や光熱費、さらにインターネット通信費なども『地代家賃費』『水道光熱費』『通信費』として経費に含めることができます。
ただここで気をつけたいのは、100%の経費計上はできないということです。
自宅使用分と事業使用分を明確に区別しておくことが必要になります。
自宅の敷地面積の何%を事務所として使用していて、自宅で仕事をしている時間が日に何時間あってということを証明できるように統計を取っておきましょう。
交通費
取引先の会社に移動する際など、事業に必要な交通費であれば『旅費交通費』として経費計上できます。
この場合、利用明細を取得する必要がありますので、タクシーや新幹線の領収書はきちんと保管しておきましょう。
またICカードを利用する際はプライベートなのか事業なのかが判断できない場合がありますので、プライベート用・事業用と分けて2枚持っておくと安心です。
書籍
業務上必要な資格取得にかかる書籍購入費などは『新聞図書費』として経費計上できます。
業務上、写真素材をWebで購入したような場合、区分が曖昧なものは目的としてそれに相当すると思われる項目に含めれば良いですので、図書に類するものはこれに含めると考えておくと良いでしょう。
ただし、自宅で定期購読している新聞や雑誌などはプライベートでの出費に当たりますので、これに含めることができません。
パソコンなどの消耗品
事業用で使用するパソコンなど、耐用年数があるものの内、10万円未満のものは『消耗品費』として経費計上できます。
ただし、デスクトップパソコンとディスプレイといったセットで使用することが前提のものは合算することになるので注意しましょう。さらに通販などで配送費がかかる場合はこれも含め、総額で10万円未満かどうかという計算をする形です。
また10万円以上なら、固定資産となりますので、総額を耐用年数で割った金額を均等に毎年経費計上する『減価償却費』として扱うことになります。
※10万円以上30万円未満の減価償却資産であれば、青色申告をしているなどの一定の条件を満たせば一括で経費とすることができます。（2020年3月末日までに取得した資産）
経費にできないもの
フリーランスや個人事業で経費にできるものを見てきましたが、経費にできないものもあります。どのようなものが経費にできないのでしょうか。次は経費に計上できないものを確認しておきましょう。
税金の一部
まず所得税は、そもそも経費が所得税額確定のために計上するものですから、経費計上できず、住民税も経費に含めることもできません。
また、国民年金や国民健康保険費は『社会保険料控除』として、経費ではなく控除額に含まれます。始めに見たように、所得税額は収入から経費を引き、さらに控除額を差し引いて計算されます。
プライベートの出費
プライベートの出費はどんな理由があっても経費計上できません。経費は正しくは『必要経費』と言いますが、これは事業に必要な経費という意味です。
ただ、例えば取引先の人と食事をする場合などは、それが業務上必要な接待にあたると考えられるなら『接待交際費』として経費計上できます。
確定申告の準備
経費計上は『確定申告』を行なって所得税額を確定させるためのものです。正しく申告できるように確定申告の準備と手続きについて見てみましょう。
レシートや領収書は必ず保管
確定申告をする際にレシートや領収書を提出する必要はありませんが、国税庁が気になる部分があれば調査が入るかもしれません。例えば、大げさに言って経費額が収入の50%に達するような場合は、国税庁が審査のために支払い事実の確認を行う場合があります。
ここでレシートや領収書といった支払い事実を証明するものが必要なため、必ず保管するようにしましょう。
また、これくらい払ったかもしれないというどんぶり勘定で経費計上してはいけませんので、レシートや領収書は必ず取っておくというクセをつけておきましょう。
白色申告を知る
確定申告をする場合には、事前に手続きを行なっていなければ自動的に白色申告をすることになります。1月1日から12月31日までの収入や経費、控除額を計上して、翌年2月16日から3月15日までの間に最寄りの税務署に申告します。
このとき、始めに見た債務の確定時期を確認して、支払い日ではなく債務確定日で経費計上できるかどうかが変わるところを踏まえておきましょう。
また、税務署に行かなくても国税庁のWebサイトでオンライン申告することもできます。
青色申告を知る
もし開業届を提出して個人事業主になっているなら『青色申告』をすることもできます。
青色申告には簿記の知識が求められるためハードルが高くなりますが、期日を守って正しく申告できていると認められれば65万円の『青色申告特別控除』を受けることが可能です。
（2020年分の確定申告より青色申告控除が変わります。従来のままだと、65万円の控除が55万円になります。65万円の控除を受けるためには、電子申告または、電子帳簿保存が必要です。）
また認められない場合でも10万円の控除が受けられますので、所得税額を抑えるには嬉しい制度と言えます。
ほかにも3年間の赤字繰越ができるなど税制上のさまざまな優遇措置が受けることが可能です。
なお、青色申告をするためにはその年の3月15日までに事前申請する必要があります。1月16日以降に開業したなら事業開始日から2ヶ月以内に申請することになっていますので注意しましょう。
まとめ
経費は申告制ですので個人で管理する必要があります。売上が大きくなるほど税率も上がり所得税は高くなりますので、経費計上をしっかり行なって、漏れがないようにレシートや領収書はきっちり保管しておくことも重要です。
事業の実態からいうと払う必要がなかった所得税を払うことにならないためにも、しっかり経費計上して納得いく形で納税していきましょう。