請求書はソフトで作ろう
フリーランスや個人事業主はもちろん、副業をしている人も、ビジネスにおいては請求書の作成と発行が必要です。多くの人は『請求書作成ソフト』を導入し、アウトソーシングする手間とコストを削減しています。
ソフトを使えば効率もアップ
通常の請求書作成に比べ、ソフトは作業効率が格段に高いのが特徴です。
たとえば、請求書を作成・郵送する際は、封筒や印刷する紙・インク・切手などが必要です。作業工程が多く、仕事の合間にやろうとするとミスを犯す可能性があります。
また、軽減税率の導入がはじまると消費税の税率が品目ごとに変わります。エクセルやワードで請求書作成をしていた人は作業や管理が複雑になるかもしれません。
請求書作成に特化した最新のソフトを使えば、手作業による失敗が減らせる上、消費税の軽減税率にも落ち着いて対応できるでしょう。その他、保管場所に困らない、どこからでもアクセスできる、データーが消える心配がない、などのメリットがあります。
請求書作成ソフトの選び方
請求書作成ソフトには無料で利用できるものもありますが、コストの低さのほかに、ビジネスに必要な基本的機能を備えているか、または自分が欲しい機能をオプション選択ができるかどうかも重要です。
ランニングコスト
現在の請求書ソフトは、請求書の本数に応じた『月額利用料』または『年間利用料』を支払う『サブスクリプション』の形式であるケースがほとんどです。ソフトによって、月額利用料は数百円から数万円と大きく異なります。
この時、ソフトを選ぶポイントは、費用対効果をきちんと考える事です。例えば請求書作成だけでなく、勤怠管理・確定申告・経理など他の用途でも利用できる『会計ソフト』もあります。
ソフトのランニングコストはかかってしまいますが、請求書作成以外の作業にも利用できる会計ソフトを選ぶ方が、結果的に費用を抑えられる可能性もあるでしょう。
まずは請求書作成のみを行うのか、経理まわりを一括管理したいのかといった業務を明確化しましょう。その上で、必要な機能を揃えた請求書作成ソフトをピックアップして、その中から選ぶことがポイントです。
機能面
請求書ソフトを決める際に、チェックしておきたいのが以下の点です。
- 送付方法
- 請求書の定期発行機能
『送付方法』には、郵送・PDF・メール・共有可能なリンクを送るなどの方法があります。取引先から送付方法を指定される場合もあるため、柔軟に対応できるソフトを選びましょう。
毎月決まった取引先に同じ金額の請求書を発行する場合は『定期発行機能』があると、毎回入力する手間が省けます。
納品書など他帳票への対応
他社との取引においては、請求書のほかに『納品書』『見積書』『発注書』などのさまざまな帳票を作成しなければなりません。それぞれ決まったタイミングに滞りなく発行するには、請求書の作成から入金管理までを一元的に処理できる会計ソフトが理想です。
複数の納品書や見積書の合算処理ができるかどうかもチェックしておくとよいでしょう。
おすすめの請求書作成ソフト4選
多くのフリーランスや個人事業主が使っているおすすめの請求書作成ソフトを厳選して紹介します。機能や料金プランを比較してみましょう。
Misoca
見積書・納品書・請求書の作成はもちろん、注文書や領収書、検収書などのさまざまな書類の作成が可能です。見積書や請求書などは、スマホアプリにも対応しており、外出先でもサクッと作業ができます。
『個人向けプラン』は月5通まで請求書作成が無料で、企業向けプランも月額800～1万円とコストパフォーマンスは高めです。請求書の郵送代行手数料は1通あたり160円とリーズナブルなので、コストを抑えたいフリーランスや小規模企業にはぴったりでしょう。
freee
経理まわりを一体化できる『クラウド型会計ソフト』で、請求書作成のみならず、決算書の作成や経営状況の見える化、自動入金などビジネスに必要な機能が充実しています。
アカウント登録をすれば、請求書作成のみは無料で行えますが、直近30日分の取引管理しか記録されないので、本格的なビジネスをする人は有料プランを申し込みましょう。
個人事業主のスタータープランは年間9800円で、基本的な記帳や請求書作成を含む会計freee のコア機能が使えます。
出典：会計ソフト freee (フリー) | 無料から使えるクラウド会計ソフト
MakeLeaps
請求書作成に特化したソフトで、ロゴや社印つきのプロフェッショナルな帳票出力が簡単にできるのが特徴です。
『個人プラン』は取引先10社以内で、かつ1〜3名で経理作業をする人向けで、基本料金は『月500円×人数』とリーズナブルです。
なお、見積書と請求書のみの簡単な作成なら『無料プラン』も利用できますが、取引先が3社以内、ユーザー上限は1名までという制限があります。
出典：請求書作成・管理サービスMakeLeaps（メイクリープス）
マネーフォワードクラウド請求書
経理や人事労務など、あらゆるバックオフィス業務を一元化できるサービスを提供しており、会計・確定申告・請求・経費の4つのサービスから必要なものをピックアップして使えるのが特徴です。
『マネーフォワードクラウド請求書』の料金プランはフリー・ベーシック・プロがあり、それぞれ利用条件が異なります。取引先登録数が3社を超え、かつ郵送が必要な場合は、月額500円のスタータープランがよいでしょう。
まとめ
請求書ソフトの中には、アカウント登録のみで無料で利用できるものもあります。今後のビジネス展開を考え、比較・検討するために、色々なソフトを試してみるのもよいでしょう。
個人事業主なら、銀行口座と連携やスマホアプリの有無、確定申告が可能かどうかもチェックしておくといいですね。